3. Tag des Sekretariats an der Universität

Unter dem Motto „Digitales Office: Was geht ab?!“ lud die Universität zu Lübeck am 2. September 2019 zum bereits dritten Mal ihre Sekretär*innen und Assistent*innen ins Audimax ein, um für die tägliche Arbeit zu danken und ein Forum für Information und Networking zu aktuellen Themen anzubieten. Mit 51 Teilnehmerinnen war die Veranstaltung wie bereits in den Vorjahren gut besucht.

Der Vormittag begann mit einer herzlichen Begrüßung und Danksagung an die Teilnehmer*innen durch die Kanzlerin Sandra Magens. Sie führte in das Thema „Digitalisierung in der Universitätsverwaltung“ ein, warf einen Blick auf ihre Ziele und Projektplanungen und regte zur aktiven Mitgestaltung an (hierzu bieten sich aktuell die Projekte E-Rechnung, sowie Leitfaden für neue Sekretär*innen an).

An die Einführung schloss sich ein fachlicher Impuls von Prof. Moreen Heine an. Sie hat am Institut für Multimediale und Interaktive Systeme seit April 2019 die neu eingerichtete Professur für E-Government inne. Unter dem Titel „Von E-Government zu We-Government – Digitale Transformation in öffentlichen Verwaltungen“ schärfte sie den Blick für Voraussetzungen in der Organisationsgestaltung im Zuge der Digitalisierung.

Es folgte der Hauptvortrag von Andrea Kaden (Zeitgewinn Hamburg), der sich ganz dem Tagesmotto widmete und mit Visionen eines papierlosen Büros, mehr Zeit für wirklich Wichtiges und erweiterten Möglichkeiten der Zusammenarbeit unterhaltsam und positiv auf die kommenden Projekte einstimmte, aber unter den Stichworten „Digitale Hygiene“ und „Digital Detox“ auch die Bedeutung eines angemessenen Umgangs mit digitalen Medien thematisierte.

Nach den Redebeiträgen fand im Foyer ein gemeinsames Mittagessen, gespendet von der MACH AG, statt, begleitet von Möglichkeiten des Austauschs und der näheren Information. Fünf Informationstische boten sich für Gespräche rund um die Digitalisierung an: das Dezernat Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung zusammen mit der MACH AG (Digitalisierungsprojekte in der Universitätsverwaltung allgemein), das Finanzdezernat (E-Rechnung), das Personaldezernat (Personalsystem, elektronische Zeiterfassung), das Dozierenden-Service-Center (Digitalisierung in der Lehre und Weiterbildung) und die Fachkraft für Arbeitssicherheit vom Dezernat Liegenschaften (Gesundheit am Bildschirmarbeitsplatz). Bezüglich der Gesundheitsförderung gab es außerdem zwei Angebote zum Mitmachen (Progressive Muskelrelaxation durch Ulrike Klau, Augen- und Rückentraining durch Lars Woisin).

Die mit der Organisation der Veranstaltung betrauten Dezernate Chancengleichheit und Familie sowie Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung haben sich über die rege Teilnahme sehr gefreut und treffen bereits Vorüberlegungen für die Fortsetzung im Herbst 2021.