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KI@UzL

KI in der Verwaltung

Generative Künstliche Intelligenz entwickelt sich mit hoher Geschwindigkeit weiter – und eröffnet auch für die öffentliche Verwaltung neue Chancen. Sie kann Mitarbeitende im Arbeitsalltag wirkungsvoll entlasten: durch automatisierte Textvorschläge, effizientere Informationsverarbeitung oder die Unterstützung bei Routineaufgaben. Neben generativer KI bieten auch andere KI-Anwendungen – wie etwa im Bereich der Prozessautomatisierung, Entscheidungsunterstützung oder Prognose – wertvolle Potenziale für effizientere und serviceorientierte Verwaltungsprozesse.

Gleichzeitig stellen der zunehmende Fachkräftemangel und eine dauerhaft hohe Arbeitslast viele Verwaltungsbereiche vor strukturelle Herausforderungen.

Der verantwortungsvolle Einsatz von KI ist deshalb nicht nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit, um auch künftig handlungsfähig zu bleiben.

Allgemeines

Wie der Weg von der Idee zur Praxis?

Wie lassen sich technologische Potenziale in den Verwaltungsalltag überführen?

Eindeutige Antworten gibt es bislang nicht.

Deshalb hat sich die Hochschulleitung der Universität zu Lübeck im November 2024 dazu entschlossen, ein Modellprojekt zu starten – mit dem Ziel, gemeinsam mit den Mitarbeitenden erste Erfahrungen im Einsatz von generativer KI zu sammeln, Chancen und Grenzen auszuloten und praxistaugliche Lösungen zu entwickeln.

Bereits 50 Mitarbeitende aus der Verwaltung haben an verschiedenen Workshops teilgenommen. Die Plattform KISpace@UzL ist gestartet – und die ersten Nutzerinnen und Nutzer machen aktiv Gebrauch davon. Sie testen konkrete Anwendungen, reflektieren ihre Erfahrungen und helfen mit, einen verantwortungsbewussten Umgang mit KI in der Verwaltung zu gestalten.

Klar ist: Der Weg wird nicht immer einfach sein. Bevor wir spürbare Produktivitätsfortschritte erzielen können, müssen wir als Organisation und als Einzelpersonen lernen, mit KI-Technologien umzugehen, passende Einsatzfelder zu identifizieren und tragfähige Lösungen zu entwickeln. Diese Plattform ist ein erster Schritt Baustein auf diesem Weg.

Team

Das interdisziplinäre Projektteam hat die Einführung Generativer KI an der Universität zu Lübeck seit November 2024 mitgestaltet und umgesetzt. Von der strategischen Konzeption über die Entwicklung und Durchführung zielgruppenspezifischer Workshops bis hin zur Begleitung des ersten Prototypen – das Team vereint technisches Know-how, didaktische Kompetenz und Verwaltungsexpertise. Gemeinsam mit Mitarbeitenden und Führungskräften der Universität zu Lübeck wurden praxisnahe Lösungen entwickelt, die den Verwaltungsalltag spürbar entlasten sollen- und Akzeptanz für neue Technologien schaffen sollen.

Lernen Sie hier die Menschen kennen, die hinter dem Projekt stehen.

Prof. Dr. Moreen Heine


Professorin für E-Government am Institut für Multimediale und Interaktive Systeme, Leiterin Joint Innovation Lab (JIL)
Email:

Roman Spendler


Gründungsberater, Mitarbeiter im KI-Gründerlab im GründerCube
Email:

Helge Illig


IT-Betriebsleiter ITSC-Service-Center
Email:

Dr. Julia Figge


Referentin für Organisationsmanagement
Email:

Tobias Darcis


Digitalisierungskoordinator
Email:

KISpace@UzL

Ein sicherer Einstieg in den KI-Einsatz.

Im Rahmen der Initiative zur Einführung von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung stellt die Universität zu Lübeck eine speziell konfigurierte Plattform zur Verfügung. Ziel ist es, Mitarbeitenden einen geschützten Raum zu bieten, in dem sie erste praktische Erfahrungen mit generativer KI sammeln und deren Einsatzmöglichkeiten im Verwaltungsalltag erkunden können. Die Plattform dient der Erprobung konkreter Anwendungen, etwa zur Textgenerierung, Dokumentenanalyse oder zur Beantwortung häufig wiederkehrender Anfragen. Sie wird lokal betrieben, das heißt: Alle Daten bleiben vollständig innerhalb der IT-Infrastruktur der Universität – ein datenschutzkonformer Betrieb ist dadurch sichergestellt. Es gelangen keine Daten an externe Server oder Anbieter. Durch das lokale Hosting stehen jedoch nur begrenzte Rechenressourcen zur Verfügung. Nutzerinnen und Nutzer müssen daher mit leichten Verzögerungen bei der Verarbeitung rechnen. Ein leistungsfähigerer Betrieb – beispielsweise über eine skalierbare Cloudlösung innerhalb eines deutschen Rechenzentrums – ist bereits in Planung. Die derzeitige Umgebung dient der sicheren Erprobung im kleinen Maßstab. Im ersten Schritt erhalten die Teilnehmenden der Workshopreihe „KI in der Verwaltung“ Zugriff auf die Plattform. In einem zweiten Schritt wird der Zugang schrittweise auf weitere Mitarbeitende ausgeweitet. So stellen wir sicher, dass der Einstieg in die Technologie gut begleitet und praxisnah erfolgt. Die Plattform ist ein zentraler Baustein der verwaltungsweiten Digitalisierungsstrategie. Sie bietet die Chance, moderne Technologien unter realistischen Bedingungen zu testen und dabei Kompetenzen aufzubauen, die für die zukunftsfähige Gestaltung von Verwaltungsarbeit zunehmend unverzichtbar sind.

Der KISpace@UzL wird in Kürze freigeschaltet.