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Übersicht der Anwendungen

AnwendungDatenverarbeitung
BigBlueButtonDistance Learning
Cobra CRM inkl. astendo EventmanagerKontakmanagement inkl. Veranstaltungsmanagement
WebexKollaborationsplattform

BigBlueButton

BigBlueButton (eine OpenSource Software) ist ein Video- und Webkonferenz-System, das innerhalb der Universität zu Lübeck als interaktives Unterrichtstool eingesetzt wird. Dieses wird auf eigenen Servern der Universität betrieben. Es werden daher keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

System Logging

Zweck
BigBlueButton erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Diese sind insbesondere:

  • Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners
  • Verbindungsdaten, Start, Dauer, Teilnehmer, Organisator, Qualitätsinformationen

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben.

Rechtsgrundlage
Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger
Es werden keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden 14 Tage gespeichert.


Cookies

Zweck

Das BigBlueButton-System verwendet Cookies. Die eingesetzten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht. Diese sind notwendig damit das System funktioniert und Sie die gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen können.

Rechtsgrundlage
Der Einsatz von Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger
Es werden keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer
Die Cookies werden automatisch nach dem Ende des Besuches der Webseite gelöscht.

Cobra CRM inkl. EVM

Cobra CRM ist ein Customer-Relationship-Management-System, um die Beziehungen mit den Mitgliedern sowie Freunden und Föderern der Universität strukturiert zu verwalten. Als ergänzendes Modul wird der astendo Eventmanager zur Planung und Druchführung von Veranstaltungen genutzt. Das CRM-System inkl. Eventmanager wird auf eigenen Servern der Universität betrieben. Eine Weitergabe von Daten Dienstleister oder Dritte erfolgt nur im Rahmen unten geschildeter Ausnahmen.

Zweck
Cobra CRM verwaltet Informationen, die im Rahmen der Mitgliedschaft (Beschäftigung, Studierendenstatus) oder Beziehung mit der Universität entstehen:

  • Name, Vorname
  • Anschrift (diestlich)
  • Telefonnummer (dienstlich)
  • Abteilung (dienstlich)
  • E-Mail-Adresse (dienstlich)
  • Kommunikationshistorie

Zusätzlich werden weitere Information zusammengeführt, wenn z.B. eine Mitgliedschaft mit dem Verein Alumni, Freund und Förderer, Interesse am Magazin focusLIVE oder Veranstaltungen besteht. Hierzu werden u.U. folgende weitere Daten verarbeitet und gespeichert:

  • Anschrift (privat)
  • Telefonnummer (privat)
  • E-Mail-Adresse (privat)

Diese Informationen werden für Kontaktaufnahmen durch das Präsidium oder für das Veranstaltungsmanagement der Universität genutzt.

Rechtsgrundlage
Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger
Es werden nur im Rahmen von offiziellen Aufträgen (z.B. Druck der Präsidiumsweihnachtspost) Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt. Eine Weitergabe darüber hinaus erfolgt nicht.

Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert und erst bei Widerruf gelöscht.

Webex

Cisco Webex ist eine Kollaborationsplattform, die neben Video- und Webkonferenzen auch gemeinsames Arbeiten in Teams unterstützt. Die Nutzer:innen können sich via Chat, digitale Whiteboards, gemeinsame Webseiten und Dateibereitstellung austauschen.
Die Universität nutzt diese Infrastruktur für die interne Kommunikation, Kommunikation mit Externen, die digitale Lehre und Schulungen.
Cisco Webex ist ein Cloud-Dienst. Die Daten werden vorzugweise in Rechenzentren in Europa verarbeitet. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

System Logging

Zweck

Cisco erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihre App, ein Cisco Videokonferenzsystem oder Ihr Browser übermittelt. Diese sind insbesondere:

  • Geräte Name
  • Geo-Lokalisation
  • IP-Adresse
  • User Agent Identifier
  • Betriebssystem und Version
  • Client Version
  • IP Adressen auf dem Netzwerk-Pfad
  • MAC Adresse
  • Zeit-Zone
  • Domänen Name
  • Aktivitäten Logs
  • Nachrichten (Content, Empfänger, Sender, Datum, Zeit, und Lesebestätigung)
  • Bereich Aktivitäten (Datum, Zeit, Aktivität)
  • Meetings- und Telefonie-Informationen (Titel, Einladungscontent, Teilnehmer, Link, Datum, Zeit, Dauer und Qualitätseinstufung)
  • Presence (Anwender Status)
  • Bildschirmauflösung
  • Teilnahme-Methode
  • Performance-, Troubleshooting- und Diagnose-Informationen
  • Anzahl der Meetings
  • Anzahl der Meetings mit Desktop-Freigabe und –Ohne
  • Anzahl der Meeting-Teilnehmer


Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es Cisco und uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben. Weiterhin muss Cisco für Abrechnungszwecke diese Daten erheben.

Rechtsgrundlage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, e DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Cisco hat vertraglich zugesichert, dass Sie sich der EU Datengrundschutzordnung (EU-DSGVO) unterwerfen.

Empfänger
Die Daten werden an den Dienstleister Cisco übermittelt und verarbeitet. Dabei kommen aktuelle Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz, wie auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für bestimmt Dienste.

Speicherdauer
Die Registrierungsinformationen hält Cisco bis zur Beendigung der Vertragslaufzeit vor und werden dann gelöscht.
Für Abrechnungszwecke hält Cisco Namen und zugehörigen Nutzer-IDs für 7 Jahre, nach Beendigung der Vertragslaufzeit, vor und werden dann gelöscht.
Die nutzergenerierten Informationen werden nach Beendigung der Vertragslaufzeit noch für 60 Tage vorgehalten und dann gelöscht.
Aufnahmen werden nach Beendigung der Vertragslaufzeit noch für 60 Tage vorgehalten und dann gelöscht.
Host- und Nutzungsinformationen werden nach Beendigung der Vertragslaufzeit für 3 Jahre pseudonymisiert vorgehalten.