Datenschutzinformation für Veranstaltungsmanagement

Zweck
Der Zweck dieser Datenverarbeitung besteht in der Organisation von Veranstaltungen insbesondere von wissenschaftlichen Konferenzen, Tagungen, Workshops und Kongressen. Im Rahmen einer Veranstaltung werden unter anderem folgende Tätigkeiten durchgeführt:

• Anmeldung, Verwaltung, Korrespondenz
• Frontdesk-Funktionalität für die Verwendung am Ort der Konferenz (Registrierung)

Verarbeitete Daten
Um an einer Veranstaltung teilnehmen zu können, ist zunächst eine Anmeldung notwendig. Bei der Anmeldung ist ersichtlich, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Die für die Organisation der Veranstaltung notwendigen Daten sind mit einem Sternchen markiert (Pflichtfelder). Alle anderen Angaben basieren auf freiwilliger Basis und werden von uns herangezogen, um die Servicequalität für Sie im Rahmen der Organisation weiter zu verbessern. Handelt es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung, so werden ebenfalls Zahlenspalten verarbeitet.

Im Falle des Einsatzes von online Formularen bzw. Software zur Organisation von Konferenzen finden Sie nähere Informationen zu den verarbeiteten Daten in der Übersicht der Anwendungen.

Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Angebote ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unsere Dienstleistungen beruhen hierbei entweder auf einem entgeltlichen oder unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Als weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO iVm § 3 Hochschulgesetz Schleswig-Holstein (HSG). Die Verarbeitung ist also erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und uns durch den Gesetzgeber übertragen wurde, nämlich insbesondere die Pflege und Entwicklung der Wissenschaften und der Künste durch Forschung, Lehre, Studium und Weiterbildung (Abs. 1), der Wissens- und Technologietransfer (Abs. 2), die Koordinierung der Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschulen untereinander und mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie die Förderung der nationalen und internationalen Zusammenarbeit im Hochschulbereich und den Austausch zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen (Abs 3), die Mitwirkung an der sozialen Förderung der Studierenden (Abs. 5), die Kontaktpflege mit unseren Absolvent*innen und Förderung der Vereinigung Ehemaliger (Abs. 7) sowie die Förderung des Schutzes der natürlichen Lebensgrundlagen sowie des Sports und der Kultur in unserem Bereich und Beachtung der Grundsätze nachhaltiger Entwicklung (Abs. 8).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, der von Ihnen freiwillig eingegebenen Daten, bildet unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt darin, die Servicequalität für Sie im Rahmen der Organisation weiter zu verbessern.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung bzw. Veranstaltung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte personenbezogenen Daten z.B. an Mitveranstalter, Gutachter, Geschäftspartner und Dienstleister weiterzuleiten. Dazu zählen insbesondere

• Zahlungsprovider für die Abwicklung des Zahlungsvorgangs,
• Druckereien und Versandpartner im Zuge von Erstellung und Versand von Publikationen
• Tickethändler zur Abwicklung des Kartenverkaufs
• Softwaredienstleister

Nähere Informationen zu den konkreten Dienstleistern und damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen finden Sie in der Übersicht der Anwendungen.

Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Sofern es sich um steuerrechtlich relevante Daten handelt, beträgt die Aufbewahrungsfrist zumindest zehn (10) Jahre (siehe § 147 AO, §§ 238 und 257 HGB). Weiterführende Aufbewahrungsfristen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ergeben.

Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie in der Datenverarbeitung Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zweck
Der Zweck besteht in der Live-Übertragung von Veranstaltungen und/oder Abhaltung von Webkonferenzen.

Verarbeitete Daten
Im Rahmen von Webkonferenzen können naturgemäß verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet werden. Alle Teilnehmer*innen der Webkonferenz können die zur Verfügung gestellten Inhalte (Nachrichten, Kommentare, Beiträge usw.) sehen bzw. hören. Zudem werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Vor- und Nachname der Teilnehmer*innen oder ggf. frei gewählte Pseudonyme
• Screensharing

Sie haben die Möglichkeit mittels eines Pseudonyms am Onlineformaten teilzunehmen, womit im gewünschten Falle eine gewisse Anonymität gewährleistet ist.

Nähere Informationen zur technischen Datenverarbeitung finden Sie in der Übersicht der Anwendungen.

Rechtsgrundlage
Das Live-Streaming von Veranstaltungen bzw. die Abhaltung von Webkonferenzen, basiert, soweit es sich um eine Veranstaltung im nichtöffentlichen Bereich handelt, auf unserem berechtigten Interesse, die Veranstaltung möglichst vielen Personen zugänglich zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern es sich um eine Veranstaltung im öffentlichen Bereich handelt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO iVm §§ 3 und 4 HSG, nämlich Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt. Insbesondere soll die Erschließung neuer Zugänge bzw. Methoden im Rahmen der Digitalisierung - unter besonderer Berücksichtigung des Grundsatzes der Wissenschafts- und Lehrfreiheit – die Entwicklung und die Freiheit der Wissenschaft und Lehre sichern bzw. vorantreiben und somit einer Vielzahl von Personen den bestmöglichen Zugang zur Wissenschaft und Lehre bieten.

Die Verarbeitung ist notwendig, um Personen bzw. der Öffentlichkeit insbesondere in Krisenzeiten eine Teilnahme von anderen Standorten aus zu ermöglichen und damit den öffentlichen Aufgaben der Universität bestmöglich nachkommen zu können.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Speicherdauer
Nähere Informationen finden Sie in der Übersicht der Anwendungen.

Zweck
Im Rahmen von Veranstaltung können zum Zwecke der Dokumentation Fotos und Videos angefertigt werden. Es geht uns dabei nicht darum, einzelne Personen zu identifizieren, sondern rein um die Dokumentation der Veranstaltung. Zu Zwecken der Dokumentation werden die angefertigten Fotos/Videos gegebenenfalls auch in Printprodukten und im Internet (insbesondere auf unsere Homepage, Youtube, Facebook) veröffentlicht. In bestimmten Fällen werden sie auch an die Presse zur Veröffentlichung weitergegeben.

Rechtsgrundlage
Die Daten aus Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen, sprich sowohl die Anfertigung als auch die Veröffentlichung der Fotos/Videos, basiert, soweit es sich um eine Veranstaltung im nichtöffentlichen Bereich handelt, auf unserem berechtigten Interesse, die Veranstaltung zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern es sich um eine Veranstaltung im öffentlichen Bereich handelt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO iVm § 3 Abs. 10 HSG, nämlich dem öffentlichkeitswirksamen Handeln der Universität zu Lübeck. Nicht zuletzt aufgrund der Öffentlichkeitswirksamkeit der Universität zu Lübeck ist es für uns notwendig unsere Aktivitäten zu dokumentieren. Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen. Sollten Sie mit der Aufnahme bzw. Veröffentlichung nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte gleich dem Fotografen mit oder kontaktieren Sie uns. Hierzu bieten wir die Möglichkeit eines Ansteckers („No pictures please“), um den Widerspruch sichtbar und transparent darzustellen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Speicherdauer
Fotos/Videos werden grundsätzlich solange gespeichert, solange sie für den erhobenen Zweck notwendig sind. Fotos/Videos werden grundsätzlich sofort gelöscht, wenn sie für die oben genannten Zwecke nicht geeignet sind. Im Falle eines Widerspruchs durch betroffene Personen, versuchen wir, sämtliche Orte einer Speicherung zu identifizieren und eine Löschung im Rahmen des uns Möglichen zu erreichen.